Informativa privacy

Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy). Ultimo aggiornamento: 24 ottobre 2026.

• Titolare
• Dati e finalità
• Obbligo di conferimento
• Destinatari
• Trasferimenti
• Conservazione
• Sicurezza
• Diritti
• Cookie

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare è l'Associazione Ricreativa Culturale OverMind, che gestisce il progetto Overmind Expo.

• Sede legale: Strada San Fermo 45, 46040 Piubega (MN)
• Sede operativa: Viale Ettore Andreis 89/B, 25015 Desenzano del Garda (BS)
• C.F. 90028770205 · P. IVA 02755210206
• Email: info@overmindexpo.it · PEC: overmind@pec.it · Telefono: +39 392 182 5498

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), perché per la nostra attività non è obbligatorio. Per qualsiasi domanda sulla privacy scrivi a info@overmindexpo.it.

2. Quali dati trattiamo, perché e su quale base

a) Richiesta di preventivo. Nome, azienda, ruolo, settore, email, telefono, i servizi scelti, la fiera o l'evento e quello che ci scrivi nella descrizione. Li usiamo per preparare il preventivo, risponderti e ricontattarti su quella richiesta. Base giuridica: misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR).

b) Area clienti. Se diventi nostro cliente ti diamo nome utente e password. Nell'area trattiamo i dati di accesso, i dati dei progetti, i messaggi e le richieste che ci scrivi e i file che carichi. Servono per eseguire il contratto (art. 6.1.b). Fatture e documenti contabili li conserviamo per obbligo di legge (art. 6.1.c).

c) Iscrizione alla Crew e Area Crew. Se ti iscrivi come professionista trattiamo i dati che inserisci nel modulo: nome, email, telefono, città, data di nascita, profili professionali, lingue, esperienza, eventi svolti, attrezzatura, zone di lavoro, disponibilità, eventuale partita IVA, link, showreel, referenze, curriculum, foto in primo piano e foto a figura intera. Dopo l'iscrizione trattiamo anche i lavori proposti e accettati, le ore segnate, i compensi e i documenti dei lavori. Li usiamo per valutare la collaborazione, proporti lavori e gestirli (art. 6.1.b). Compensi e documenti fiscali li conserviamo per obbligo di legge (art. 6.1.c).

d) Foto della Crew mostrate ai clienti. Le foto che carichi le mostriamo ai clienti per presentare il tuo profilo solo se lo autorizzi con l'apposita casella, che è facoltativa. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a). Puoi revocarlo quando vuoi scrivendoci: la revoca non rende illecito l'uso fatto prima.

e) App e notifiche. Se installi l'app e attivi le notifiche, il browser ci fornisce un indirizzo tecnico di consegna, che conserviamo associato al tuo profilo. Le notifiche passano dal servizio push del tuo browser (Google, Apple o Mozilla) senza contenuto: il testo lo scarica l'app dal nostro server. Base giuridica: la tua richiesta di attivarle e l'esecuzione del rapporto (art. 6.1.b). Puoi disattivarle quando vuoi dalle impostazioni del telefono o del browser.

f) Contatti via email, telefono e WhatsApp. Se ci scrivi o ci chiami trattiamo i dati del contatto e il contenuto del messaggio per risponderti (art. 6.1.b, oppure il nostro legittimo interesse a rispondere, art. 6.1.f). I pulsanti WhatsApp e i link alle mappe aprono servizi esterni solo quando li tocchi tu.

g) Videochiamate. Per le riunioni di lavoro possiamo usare Jitsi Meet o Google Meet. Il link si apre fuori dal sito e vale l'informativa del servizio scelto.

h) Sicurezza e dati tecnici. Il server registra, come tutti i siti, indirizzo IP, data, ora e pagine richieste. Per bloccare abusi conserviamo per poco tempo l'indirizzo IP di chi sbaglia l'accesso più volte, e un'impronta cifrata (hash), non riconducibile all'indirizzo in chiaro, dell'IP di chi invia moduli o chiede il recupero password. Per le aree riservate teniamo un registro degli accessi (data e ora, tipo di account, nome utente, esito e indirizzo IP accorciato, senza l'ultima parte), che serve a riconoscere accessi non autorizzati. Base giuridica: legittimo interesse a proteggere il sito e i dati degli utenti (art. 6.1.f).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 22 GDPR).

3. Sei obbligato a darci i dati?

No, ma i campi segnati come obbligatori nei moduli servono per risponderti, per farti il preventivo o per valutare l'iscrizione alla Crew: senza di essi non possiamo farlo. I campi segnati come facoltativi, compreso il consenso per le foto, puoi lasciarli vuoti senza conseguenze.

Il sito si rivolge ad aziende e a professionisti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni.

4. A chi comunichiamo i dati

I dati li trattano i membri dello staff Overmind Expo autorizzati e istruiti. Inoltre li possono ricevere:

• Fornitori che lavorano per nostro conto, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): Aruba S.p.A. (Italia), che ospita il sito, la posta e i dati delle aree riservate, e Google (Gmail e Google Drive), che riceve le richieste di preventivo e, quando il collegamento con Drive è attivo, conserva i file caricati nelle aree riservate.
• I professionisti della Crew assegnati a un lavoro: ricevono solo i dati del cliente che servono per svolgerlo, ad esempio il nome del referente, il luogo e gli orari.
• I clienti per cui un professionista della Crew lavora: ricevono solo i dati che servono al lavoro (nome, ruolo e, se autorizzato, le foto del profilo).
• Consulenti come il commercialista, per gli adempimenti fiscali e contabili, e le autorità quando la legge lo impone.

5. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Google, Meta (WhatsApp), 8x8 (Jitsi Meet) e i servizi push di Google, Apple e Mozilla possono trattare dati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza della Commissione europea sull'EU-US Data Privacy Framework per le aziende che vi aderiscono, e le clausole contrattuali standard (art. 46 GDPR). Puoi chiederci una copia delle garanzie scrivendo a info@overmindexpo.it.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Richieste di preventivo che non diventano contratto: fino a 24 mesi, poi le cancelliamo.
• Dati dei clienti: per la durata del rapporto. Contratti, fatture e documenti contabili: 10 anni, come chiede la legge (art. 2220 c.c.).
• Dati della Crew: finché resti iscritto. Se chiedi la cancellazione li eliminiamo, salvo compensi e documenti fiscali che conserviamo per 10 anni.
• Indirizzi di consegna delle notifiche: finché non disattivi le notifiche o non chiudi il profilo.
• Dati di sicurezza: l'IP dei tentativi di accesso sbagliati fino al successivo accesso riuscito, l'impronta cifrata del recupero password per un'ora, quella dei moduli insieme alla richiesta a cui si riferisce. Il registro degli accessi alle aree riservate conserva gli ultimi 5000 eventi: i più vecchi si cancellano da soli. I registri del server restano per il tempo stabilito dal fornitore di hosting.

7. Come proteggiamo i dati

Il sito usa solo connessioni cifrate (HTTPS). Le password sono salvate in forma cifrata e non leggibile (bcrypt), l'archivio dei dati non è accessibile dal web, gli accessi sbagliati ripetuti vengono bloccati e ogni operazione nelle aree riservate è protetta da un codice di sessione. I caratteri tipografici e i video sono ospitati sul nostro server, quindi aprire il sito non comunica il tuo indirizzo IP a servizi terzi.

8. I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di:

• sapere se trattiamo tuoi dati e averne una copia (art. 15);
• correggerli o completarli (art. 16);
• cancellarli (art. 17), salvo quelli che la legge ci obbliga a conservare;
• limitarne l'uso (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile da computer per portarli altrove (art. 20);
• opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (art. 21);
• revocare un consenso che ci hai dato, senza che questo renda illecito quanto fatto prima (art. 7).

Scrivi a info@overmindexpo.it o alla PEC overmind@pec.it. Rispondiamo entro un mese. Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.

9. Cookie

Usiamo solo cookie tecnici, che non richiedono il consenso. Trovi l'elenco completo nella cookie policy.

10. Modifiche

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Se le modifiche sono importanti e abbiamo un tuo contatto, te lo comunichiamo.

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